BRS Schwerin


Stadtvertretung der Landeshauptstadt Schwerin Datum: 2019-03-07 Dezernat: Bearbeiter/in: Telefon: Informationsvorlage Drucksache Nr. I / Büro der Stadtvertretung Herr Nemitz 545-1021 öffentlich 01591/2018/PE Beratung und Beschlussfassung Stadtvertretung Betreff Prüfantrag | Verbesserung des Ratsinformationssystem (RIS) - Volltextsuche Beschlussvorschlag Die Stadtvertretung nimmt das Ergebnis zur Kenntnis. Begründung Die Stadtvertretung hat in ihrer 37. Sitzung am 29.10.2018 unter TOP 52.1 zur Drucksache 01591/2018 Folgendes beschlossen: Der Oberbürgermeister wird beauftragt, Möglichkeiten zu prüfen, wie die Volltextsuche im RIS deutlich verbessert werden kann, dies betrifft insbesondere die gremienbezogene Volltextsuche in Anträgen und Protokollen. Darüber hinaus ist zu prüfen, wie Anfragen und die zugehörigen Antworten zukünftig in PDF-Dateien so abgelegt werden können, dass Suchfunktionen auf die enthaltenen Texte per Volltextsuche zugreifen können und damit ein Auffinden der Inhalte mittels Recherchewerkzeug erleichtert wird. Es ist im Informationssystem bei der Recherche dementsprechend die Einführung einer Rubrik/Filterung nach Anfragen zu prüfen. Der Oberbürgermeister wird aufgefordert, die Prüfergebnisse bis Ende Januar 2019 vorzulegen. Hierzu wird mitgeteilt: Im Rats- und Bürgerinformationssystem kann über das Recherchemenü eine umfassende Volltextsuche in allen Sitzungsdokumenten durchgeführt werden. Die Volltextrecherche in den Dokumenten bezieht alle im System veröffentlichten PDF-Dokumente mit ein, dabei ist es unerheblich aus welchem Vorgang dieses Dokument stammt (Anfrage, 1/3 Vorlagendokument, Sitzungsprotokoll). Neben einer Einschränkung auf einen bestimmten Zeitraum ist außerdem eine Filterung nach verschiedenen Gremien möglich. Zur Verbesserung der Recherchefunktion wurde für das Bürgerinformationssystem nun eine zusätzliche Filterung nach Dokumentarten für die Dokumentsuche eingerichtet. Diese kann über das blaue „Plus-Symbol“ in der rechten unteren Ecke der Suchmaske aufgeklappt und je nach gesuchter Dokumentenart weiter eingegrenzt werden: Mit dieser zusätzlichen Filterungsoption ist es zukünftig möglich ein Dokument entsprechend der zugewiesenen Dokumentenart zu filtern. So sollten auch Anfragen perspektivisch besser recherchiert werden können. Da diese Anbindung nicht rückwirkend zu realisieren ist, bietet sich dieses Verfahren ab Beginn der neuen Wahlperiode an. Bis zum Ende der Wahlperiode kann dieses Verfahren getestet werden und zwischen den Fraktionsgeschäftsführern, dem Büro der Stadtvertretung und der KSM/SIS weiter abgestimmt werden. Der Prüfauftrag ist damit umgesetzt. 2/3 über- bzw. außerplanmäßige Aufwendungen / Auszahlungen im Haushaltsjahr Mehraufwendungen / Mehrauszahlungen im Produkt: --Die Deckung erfolgt durch Mehrerträge / Mehreinzahlungen bzw. Minderaufwendungen / Minderausgaben im Produkt: --- Die Entscheidung berührt das Haushaltssicherungskonzept: ja Darstellung der Auswirkungen: nein Anlagen: keine gez. Dr. Rico Badenschier Oberbürgermeister 3/3