Bürgerfrage - Warum sperrt die Stadt wichtige Dateien für Suchmaschinen?

vom 27.04.2016 - Michael Milz

Das BRS enstand unter anderem, weil nicht eine Datei aus dem städtischen Bürgerinformationssystem (BIS) bei Google zu finden ist. Den Grund dafür wollte ich mit einer Bürgerfrage in Erfahrung bringen.

Ausgangslage

Seit dem Start des BIS im Jahr 2004 wurden dort über 18.000 Dateien hinterlegt. Allein die PDFs enthalten über 126.000 Seiten. Zum Vergleich: Herr der Ringe hat 1.293, Krieg und Frieden 1.648 Seiten. Druckt man alle Seiten aus und legt sie nebeneinander, erhält man eine Fläche von 7.883m². Das entspricht in etwa der Größe eines Fußballfeldes. Eine unglaubliche Menge an Informationen.

Und genau diese sind nicht durchsuchbar. Die "Recherchefunktion" des BIS durchsucht die Dateien nicht und eine sogenannte Indizierung durch Suchmaschinen wird von der Stadt aktiv verhindert.

Umfang der Informationen im Bürgerinformationssystem in Schwerin

Meine Fragen

Im Vorfeld jeder Stadtvertretersitzung können bei der Verwaltung Bürgerfragen eingereicht werden. Wenn man möchte, kann man diese dann während der Sitzung vortragen. Sowohl die Fragen als auch die Antworten werden im BIS zu den jeweiligen Sitzungen hinterlegt.

Meine komplette Anfrage ist in diesem PDF dokumentiert. Die Fragen an die Verwaltung und Oberbürgermeisterin lauteten:

  1. Warum wird die Indizierung von Dateien im Bürgerinformationssystem durch Suchmaschinen bewusst und aktiv verhindert?
  2. Wie stehen Oberbürgermeisterin und Verwaltung zu dieser unnötigen Behinderung der Bürger bei der Bildung von Standpunkten und Einschätzungen zu lokalpolitischen Themen?
  3. Werden sich die Oberbürgermeisterin und die Verwaltung für eine zeitnahe Beseitigung der Ursache einsetzen?

Die Antwort

Die ausführliche Antwort ist unter https://brs-schwerin.de/file/122990 einsehbar. Teile davon möchte ich hier kommentieren.

Die Stadtvertretung und -verwaltung legen besonderen Wert darauf, dass ihre Arbeit transparent dargestellt und möglichst vielen Schwerinerinnen und Schwerinern zugänglich gemacht wird.

...

Ich denke, wir sind mit dem Rats— und mit dem Bürgerinformationssystem nicht nur Vorreiter hinsichtlich der zeitlichen Einführung, sondern mit der inhaltlich umfassenden Darstellung der Gremienarbeit in unserem Bundesland. Das macht uns zugegebenermaßen auch stolz.

Da bin ich ganz bei der Oberbürgermeisterin. Beim Vortrag meiner Frage während der Stadtvertretersitzung habe ich die bisherige Arbeit mit dem BIS und die ausführliche Dokumentation der Gremienarbeit ebenfalls positiv hervorgehoben. Den Willen der Stadt zu mehr Bürgerbeteiligung sieht man auch an der kürzlich gestarteten Seite klarschiff-sn.de.

Die Daten des Bürgerinformationssystems unterliegen der Bewertung nach personenbezogenen und schützenswerten Informationen.

Bei diesem Punkt musste ich schlucken. Es werden also schützenswerte Informationen öffentlich ins Internet gestellt, nur finden darf sie niemand? Entweder sind die Daten schützenswert, dann haben sie im Internet nichts zu suchen. Oder sie sind öffentlich, dann sollten sie auch uneingeschränkt zugänglich sein. Oder?

Der Lebenslauf eines Sitzungs- bzw. Vorlagenvorgangs schließt die Veränderung dieses Status bzw. des Umfangs der bereit gestellten Daten nicht aus. Aus diesem Grund wird eine Indizierung und Speicherung durch Suchmaschinen ausdrücklich nicht gewünscht und unterbunden. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass Suchmaschinen nach Indizierung unter Umständen Vorgänge bei Recherchen anzeigen, die nicht mehr aktuell sind oder sein können.

Inhalte ändern sich, neue Dokumente kommen dazu, andere werden entfernt. Das sind normale und alltägliche Vorgänge auf Internetseiten. Darauf sind die Suchmaschinen eingestellt und passen ihren Datenbestand ständig an. Diese Argumentation kann kein Grund für eine Sperre sein.

Die Suchmaschinen zeigen in ihren Ergebnissen nur Ausschnitte der indizierten Dokumente und leiten die Suchenden auf die Originaldokumente weiter. Hier ein Beispiel:

Beispiel für ein Suchergebnis bei Google

Haben sich diese geändert, sieht der Besucher also die aktuelle Fassung. Wurden sie entfernt, ist es am Seitenbetreiber, den Besucher darauf hinzuweisen. Als Betreiber kann man die Suchmaschinen anweisen, Dokumente nicht in ihrem Cache zu speichern, aber trotzdem eine Suche zu ermöglichen.

Die Begründung der Stadt ist in diesem Punkt für mich nicht stichhaltig.

Die Bewertung, dass Bürgerinnen und Bürger bei der Bildung von Standpunkten und Einschätzungen zu lokalpolitischen Themen behindert werden, sehe ich so nicht. Das Bürgerinformationssystem integriert eine eigene, zugebenermaßen nicht optimale anwendungsgesteuerte Recherche ...

Wie die OB zu der Einschätzung kommt, dass ein System, das über 126.000 Seiten nicht durchsucht und gleichzeitig keine externe Suche zulässt, die Bürgerinnen und Bürger bei der Bildung von Standpunkten und Meinungen nicht behindert, ist mir vollkommen unklar. Oft genug ist allein durch den Dateinamen oder die Vorgangsbezeichnung nicht klar, was sich genau in den Dateien verbirgt. Gerne enthalten zum Beispiel die Mitteilungen der Oberbürgermeisterin über 100 Seiten. Wie soll man da auf den Inhalt schließen?

... arbeiten jedoch mit dem Programmanbieter bereits an einer Verbesserung.

Das begrüße ich. Im besten Fall führt es dazu, dass ich das BRS abschalten kann.

Mittelfristig wird es im Rahmen eines veränderten technischen Serverumfeldes eine veränderte Installation des Bürgerinformationssystems geben, welche eine verbesserte und umfangreichere Indizierung der Daten und Dokumente zulässt und damit bessere Recherchemöglichkeiten innerhalb der Anwendung bietet.

Die interne Suche wird also verbessert. Suchmaschinen bleiben weiterhin außen vor.

Wie ich den Medien entnehmen konnte, bieten Sie zwischenzeitlich ein Bürger—Recherche-System an, welches auf die Daten des Bürgerinformationssystems zugreift. ...

Diese Bemerkung suggeriert, dass die Oberbürgermeisterin erst aus den Medien über das BRS erfahren haben will. Das möchte ich nicht so stehen lassen. Vor der Veröffentlichung des BRS gab es eine Präsentation, zu der neben Vertretern von Presse und Fraktionen sowohl die Verwaltung als auch die SIS eingeladen waren.

Fazit

Für die meisten Menschen ist der Einstieg zur Informationssuche in der Regel eine Suchmaschine wie Google oder Bing. Die von der OB angebrachten Argumente begründen aus meiner Sicht den Ausschluss nicht ausreichend. Es gibt also weiteren Handlungsbedarf.

Ihre Fragen und Anregungen zu diesem Thema und dem BRS nehme ich gerne unter hallo@brs-schwerin.de entgegen.

Michael Milz